Draaiboek activiteiten en huisstijl

Draaiboek voor de organisatie van activiteiten onder de vlag van de Nederlands-Vlaamse vereniging voor ecologie (NecoV) en het gebruik van de huisstijl daarbij. Versie 2: Januari 2001

Inleiding

In het huishoudelijk reglement (HR) van de NecoV staat dat Secties en Werkgroepen zich bij de organisatie van activiteiten dienen te houden aan artikel 10. In dit draaiboek is voor lid 1 t/m 3 van het desbetreffende artikel aangegeven hoe de gang van zaken in de praktijk geregeld is (aangeduid als voorschriften). Bovendien zijn er tips opgenomen voor de organisatiefase en de gang van zaken tijdens de dag(en) zelf. In de tekst zijn steeds de functies van bepaalde personen genoemd. Bijbehorende namen en adressen zijn te vinden op de contactenpagina van deze site.

1. Planning

Voorschriften

  • HR art. 10, lid 1: "Bij de planning van activiteiten (symposia, studiedagen, ecologisch gerichte cursussen, excursies etc.) dient te worden overlegd met (een van) de coördinatoren themadagen in de sectiebesturen".
  • Initiatiefnemers dienen bij de planning van activiteiten overleg te plegen met de coördinator themadagen van de sectie waaronder men ressorteert (bijvoorbeeld in het geval van werkgroepen) of eventueel met de voorzitter of secretaris van het Algemeen Bestuur in het geval van verenigingsbrede activiteiten.
  • Voor iedere activiteit wordt door de initiatiefnemers een contactpersoon aangewezen. Deze is verantwoordelijk voor de afstemming tussen de initiatiefnemers/organisatoren van de activiteit en de relevante coördinator themadagen.
  • Alle globaal geplande (zonder exacte datum) activiteiten worden zo vroeg mogelijk aan de beheerder van de website doorgegeven om te worden opgenomen in het overzicht van activiteiten.

Tips/Suggesties

  • Maak voor het kiezen van een geschikt tijdstip gebruik van het overzicht van activiteiten op de website.

2. Financiën

Voorschriften

  • HR art. 10, lid 2: "Voor alle activiteiten moet over het programma en de verdeling van risico's of baten vooraf overeenstemming bestaan aan de hand van een ontwerp-programma en voorstel tot financiering. Na goedkeuring door de penningmeester wordt een verantwoordelijke aangewezen die binnen de goedgekeurde begroting financiële handelingsbevoegheid heeft".
  • Voor alle activiteiten waarvoor een garantie van de NecoV wordt gevraagd, dient in principe een sluitende begroting te worden opgesteld en ter goedkeuring te worden voorgelegd aan de penningmeester. Alleen in speciale gevallen kan bij het algemeen bestuur om een bijdrage vanuit de verenigingskas worden gevraagd.
  • In de begroting dient er een voorgestel gedaan te worden over de hoogte van de toeslag voor niet leden (conform HR art. 10, lid 5).
  • De initiatiefnemers doen bij het indienen van de begroting aan de penningmeester een voorstel wie er na goedkeuring van de begroting de financiële handelingsbevoegdheid moet krijgen.
  • Indien men voor de inschrijving en betaling gebruik wil maken van de verenigingsadministratie, dient hiervoor toestemming te worden gevraagd bij de penningmeester. Dit om piekbelasting van de administratie te voorkomen.
  • Na afloop van de activiteit blijft de financieel handelingsbevoegde persoon verantwoordelijk voor de afwikkeling van de financiële aspecten (eventueel in samenwerking met de administratrice en penningmeester).

Tips

  • Probeer sponsoring te krijgen voor de dag.
  • Hanteer indien financieel haalbaar een gereduceerd tarief voor studenten, doctoraatstudenten, AIO's en OIO's.
  • Maak duidelijke afspraken over de eventuele zaalhuur en consumpties.
  • Kondig vroegtijdig aan hoe de betaling voor deelname moet geschieden.
  • Bij te weinig tijd voor overboekingen, tref een regeling zodat het geld aan de zaal geïnd kan worden.
  • Zorg dat bewijzen van opgave klaarliggen bij inschrijving, of opgestuurd zijn.
  • Zorg voor wisselgeld.
  • Zorg voor lunchbonnen, indien nodig.
  • Biedt sprekers de lunch aan.
  • Hanteer voor buitenlandse sprekers het lump-sum principe.

3. Publiciteit

Voorschriften

  • Art.10, lid 3: "Voor het in de publiciteit brengen van de activiteiten wordt er gebruik gemaakt van de huisstijl van de NecoV en vindt afstemming plaats met de coördinator publiciteit in het Algemeen Bestuur (eventueel via de coördinator publiciteit van de sectie)".
  • Indien er sprake is van een volledig door de vereniging gedragen activiteit, wordt er voor aankondigingen gebruik gemaakt van de huisstijl van de vereniging, met name voor wat betreft de programma affiches en de omslagen van de documentatiemap (bij de administratie verkrijgbaar).
  • Als er iets gezamenlijk met anderen (zusterverenigingen, universiteiten, instituten etc.) wordt georganiseerd, dient in ieder geval het NecoV-logo te worden gebruikt.
  • Zodra het complete programma is vastgesteld, dient dit te worden doorgegeven aan de coördinator publiciteit van het algemeen bestuur. Deze regelt de plaatsing op de website en in Bionieuws.
  • Initiatiefnemers/organisatoren zijn in principe zelf verantwoordelijk voor de verzending van affiches en overige publiciteit (Met toestemming van de penningmeester kan worden besloten om de verzending van posters door de administratie te laten verzorgen).

Tips/Suggesties

  • Geef in de aankondiging duidelijk aan hoe en waar er moet worden opgegeven.
  • Als er gebruik gemaakt moet worden van de NecoV posters, vraag deze dan tijdig aan bij de administratie zodat er nog tijd is om het programma erin te drukken (kopiëren).
  • Maak voor verzending van de posters gebruik van het adressenbestand dat bij de administratie te verkrijgen is.
  • Maak eventueel gebruik van e-mail lijsten (Onderzoeksschool Functionele Ecologie, ....)
  • Gebruik indien gewenst aanvullende manieren om publiciteit te maken (Visserijnieuws, ....)
  • Laat in overleg met de coördinator publiciteit van het algemeen bestuur een persbericht uitgaan.

Verdere tips en suggesties

Voorbereidingsfase

  • Uit ervaring is vastgesteld dat op een dag maximaal 8 sprekers kunnen worden geprogrammeerd indien er uitgebreide discussies voorzien zijn. Indien het standaard voordrachten zijn van 20 min. en daaropvolgend 10 min. discussie, is het maximum 10 sprekers.
  • Maak gebruik van de mogelijkheid voor elektronische opgave via de website. Raadpleeg hiervoor de beheerder van de website.
  • Regel een geschikte locatie. Let daarbij op de benodigde mogelijkheden voor presentaties (audiovisuele middelen).
  • Regel koffie, thee en lunches en indien gewenst een borrel na afloop.
  • Rapporteer de voortgang aan het (sectie)bestuur.
  • Zorg voor duidelijke instructies aan het adres van sprekers over onderwerp en te besteden tijd.
  • Zorg voor afstemming tussen sprekers.
  • Zorg voor een programma, eventueel met samenvattingen (dokumentatiemap).
  • Informeer in het laatste geval de sprekers duidelijk over de plaats en deadline voor inlevering van de samenvattingen.
  • Mogelijke samenstelling documentatiemap: Voorblad in NecoV huisstijl (met uitgekapt venster voor de titel; verkrijgbaar bij de administratie), programma, samenvattingen, deelnemerslijst, informatie over de vereniging.
  • Zorg voor badges.

Tijdens de activiteit

  • Zorg voor mensen bij de inschrijfbalie.
  • Zorg voor iemand voor het projecteren van dia's of het bedienen van een beamer.
  • Laat de contactpersoon als samenroeper annex dagvoorzitter optreden.
  • Zorg voor deelnamebewijzen ten behoeve van studenten.

Na de activiteit

  • Sprekers kunnen worden voorgedragen voor een interview door Bionieuws (bijvoorbeeld 1 per themadag).
  • Een verslaggever wordt aangeduid door de initiatiefnemer. De verslaggever maakt een verslag van het verloop van de studiedag en de nieuwe bevindingen. Dit verslag dient als basis voor een mededeling in Bionieuws. Het is ook mogelijk om aan Bionieuws te vragen een redacteur te sturen.
  • Nagaan of een of meerdere bijdragen publiceerbaar zijn in het tijdschrift van de vereniging Aquatic Ecology. Afspraken maken voor de inlevering van manuscripten en indien een serie kan dienen als invulling van een apart themanummer, een guest editor aanduiden. Alle manuscripten worden evenwaardig in het bij Aquatic Ecology bestaande internationaal review systeem ingeschakeld.
  • De documentatiemap en lijst met adressen en e-mails van de deelnemers wordt elektronisch doorgestuurd naar de relevante coördinator themadagen t.b.v. aanvulling van het adressenbestand en archivering.

 

Gebruik Huisstijl

Opbouw logo voor tweekleurendruk :
groen pantone 370
blauw pantone 279

Opbouw logo voor quadrikleurendruk :
groen 80 cyaan - 30 magenta - 100 yellow - 20 black
blauw 60 cyaan - 30 magenta - 0 yellow - 0 black

Opbouw voor zwart-witdruk :
groen wordt 100 zwart
blauw wordt 60 zwart

Gebruikte lettertypes :
NAAM LOGO: Trixie, dit lettertype heeft u niet echt nodig, aangezien het logo volledig gevectoriseerd is opgebouwd
bodytekst : Stone Sans, voor PC-Windowsgebruikers moet dit vervangen worden door Arial.

Schrijfwijze van het logo in een lopende tekst :
NecoV: de eerste en de laatste letter komen in Hoofdletters.

Posities elementen :
Logo steeds links bovenaan
Herhaling van de naam steeds rechts van de pagina 90° gedraaid en tot 20 afgezwakt
Titel vereniging en adres steeds midden onderaan